خدمات اجرا مالی و حسابداری یکی از مهمترین خدمات تخصصی برای شرکتها و کسبوکارهایی است که میخواهند فرآیندهای مالی خود را از حالت سنتی، پراکنده و وابسته به افراد خارج کرده و به یک سیستم منظم، استاندارد و قابل کنترل تبدیل کنند.
بسیاری از شرکتها نرمافزار حسابداری دارند، حسابدار استخدام کردهاند و حتی اسناد مالی خود را ثبت میکنند؛ اما همچنان با مشکلاتی مانند مغایرت حسابها، نبود گزارشهای مدیریتی، تأخیر در ثبت اسناد، کنترل ضعیف دریافت و پرداخت، مشکلات انبار، اشتباه در محاسبه هزینهها و وابستگی بیش از حد به یک یا چند نیروی مالی مواجه هستند.
علت این مسئله معمولاً نبود یک سیستم اجرایی مالی و حسابداری منسجم است.
اجرای مالی و حسابداری به این معناست که فرآیندهای مالی شرکت از مرحله دریافت اطلاعات و اسناد تا ثبت حسابداری، کنترل، تطبیق، تهیه گزارش و ارائه اطلاعات به مدیریت، بهصورت ساختاریافته طراحی و اجرا شوند.
در این مقاله بررسی میکنیم که خدمات اجرا مالی و حسابداری چیست، چه تفاوتی با خدمات حسابداری معمول دارد، چه مراحلی دارد، چه شرکتهایی به آن نیاز دارند، چه فرآیندهایی در اجرای مالی پوشش داده میشوند و چگونه میتوان یک سیستم مالی کارآمد در سازمان ایجاد کرد.
خدمات اجرا مالی و حسابداری چیست؟
خدمات اجرا مالی و حسابداری مجموعهای از خدمات تخصصی است که با هدف راهاندازی، ساماندهی، اصلاح و اجرای فرآیندهای مالی و حسابداری یک شرکت انجام میشود.
در این خدمات، صرفاً ثبت سند حسابداری مورد توجه نیست؛ بلکه کل زنجیره مالی شرکت بررسی و اجرا میشود.
این زنجیره میتواند شامل موارد زیر باشد:
- دریافت و بررسی اسناد مالی
- ثبت اسناد حسابداری
- کنترل حسابها
- ثبت خرید و فروش
- مدیریت دریافت و پرداخت
- کنترل حسابهای بانکی
- کنترل صندوق
- مدیریت چکها
- کنترل حساب مشتریان
- کنترل حساب تأمینکنندگان
- کنترل موجودی کالا
- ثبت هزینهها
- محاسبه حقوق و دستمزد
- کنترل داراییهای ثابت
- تهیه گزارشهای مالی
- تهیه گزارشهای مدیریتی
- کنترل مغایرتها
- بستن حسابها
- تهیه اطلاعات مورد نیاز امور مالیاتی
بنابراین اجرای مالی و حسابداری را باید یک فرآیند جامع برای ایجاد نظم و کنترل در سیستم مالی شرکت دانست.
تفاوت خدمات اجرا مالی با خدمات حسابداری چیست؟
این دو مفهوم شباهت زیادی دارند اما یکسان نیستند.
خدمات حسابداری
در خدمات حسابداری، تمرکز اصلی معمولاً روی فعالیتهایی مانند:
- ثبت اسناد
- تهیه دفاتر
- ثبت درآمد و هزینه
- تهیه گزارشهای مالی
- انجام امور حسابداری روزمره
است.
خدمات اجرا مالی
در اجرای مالی، علاوه بر حسابداری، ساختار و فرآیندهای مالی سازمان نیز مورد بررسی قرار میگیرد.
برای مثال:
- چه کسی فاکتور را صادر کند؟
- چه کسی آن را تأیید کند؟
- چه کسی اجازه پرداخت داشته باشد؟
- پرداختها چگونه کنترل شوند؟
- دریافتها چگونه ثبت شوند؟
- مغایرت بانکی چگونه کنترل شود؟
- اسناد چگونه بایگانی شوند؟
- گزارش مالی چگونه به مدیریت ارائه شود؟
در واقع، اجرای مالی به دنبال ایجاد یک سیستم مالی قابل کنترل و قابل اتکا است.
چرا اجرای سیستم مالی و حسابداری اهمیت دارد؟
شرکتها روزانه اطلاعات مالی زیادی تولید میکنند.
برای مثال:
خرید → انبار → فروش → دریافت وجه → پرداخت هزینه → بانک → حسابداری → گزارش مدیریت
اگر این فرآیندها بهصورت هماهنگ اجرا نشوند، احتمال ایجاد مغایرت افزایش پیدا میکند.
یک سیستم اجرای مالی مناسب میتواند باعث شود:
- اطلاعات مالی منظم شوند.
- خطاهای حسابداری کاهش پیدا کنند.
- گردش نقدینگی بهتر کنترل شود.
- حساب مشتریان دقیقتر بررسی شود.
- بدهی به تأمینکنندگان مشخص باشد.
- مغایرتهای بانکی سریعتر شناسایی شوند.
- هزینهها کنترل شوند.
- گزارشهای مدیریتی دقیقتر باشند.
- فرآیندهای مالی مستند شوند.
- وابستگی شرکت به افراد کاهش پیدا کند.
چه شرکتهایی به خدمات اجرا مالی و حسابداری نیاز دارند؟
این خدمات محدود به شرکتهای بزرگ نیست.
شرکتهای تولیدی
شرکتهای تولیدی با فرآیندهای متعددی مانند:
- خرید مواد اولیه
- انبار
- تولید
- مصرف مواد
- دستمزد
- سربار
- فروش
- بهای تمامشده
مواجه هستند.
به همین دلیل اجرای صحیح سیستم مالی در این شرکتها اهمیت زیادی دارد.
شرکتهای بازرگانی
شرکتهای بازرگانی معمولاً حجم زیادی از عملیات خرید و فروش دارند.
در این شرکتها کنترل مواردی مانند:
- خرید
- فروش
- موجودی کالا
- حساب مشتریان
- حساب تأمینکنندگان
- دریافت و پرداخت
- چکها
- سود فروش
اهمیت زیادی دارد.
شرکتهای خدماتی
شرکتهای خدماتی ممکن است بیشترین تمرکز خود را روی:
- قراردادها
- پروژهها
- هزینه پرسنلی
- درآمد خدمات
- مطالبات
- پرداختها
داشته باشند.
شرکتهای پیمانکاری
در شرکتهای پیمانکاری، کنترل مالی پروژهها اهمیت زیادی دارد.
مدیریت باید بتواند بداند:
- هر پروژه چقدر هزینه داشته است؟
- میزان درآمد پروژه چقدر است؟
- چه مقدار مطالبات وجود دارد؟
- سود یا زیان پروژه چقدر است؟
- هزینه نیروی انسانی چقدر بوده است؟
اجرای مالی مناسب میتواند این اطلاعات را به شکل منظم در اختیار مدیریت قرار دهد.
مراحل اجرای سیستم مالی و حسابداری
اجرای مالی باید بهصورت مرحلهای انجام شود.
مرحله اول: بررسی وضعیت موجود
قبل از اجرای سیستم جدید، باید وضعیت فعلی شرکت بررسی شود.
در این مرحله مواردی مانند:
- نرمافزار حسابداری
- کدینگ حسابها
- اسناد مالی
- حسابهای بانکی
- صندوق
- چکها
- حساب مشتریان
- حساب تأمینکنندگان
- انبار
- فرآیند خرید
- فرآیند فروش
- فرآیند پرداخت
بررسی میشوند.
هدف این است که نقاط ضعف سیستم فعلی شناسایی شوند.
مرحله دوم: شناسایی نیازهای مالی شرکت
هر شرکت ساختار متفاوتی دارد.
برای مثال نیازهای یک کارخانه با یک شرکت خدماتی یکسان نیست.
در این مرحله مشخص میشود شرکت به چه سیستمهایی نیاز دارد:
- حسابداری مالی
- خزانهداری
- انبار
- فروش
- خرید
- حقوق و دستمزد
- دارایی ثابت
- بهای تمامشده
- حسابداری پروژه
- گزارشهای مدیریتی
مرحله سوم: طراحی فرآیندهای مالی
یکی از مهمترین مراحل اجرای مالی، طراحی فرآیندهاست.
برای مثال فرآیند خرید میتواند به شکل زیر باشد:
درخواست خرید → تأیید → خرید → دریافت کالا → ثبت فاکتور → ثبت بدهی → پرداخت
یا فرآیند فروش:
ثبت سفارش → صدور فاکتور → خروج کالا → ایجاد مطالبات → دریافت وجه → تسویه
این فرآیندها باید مشخص، مستند و قابل کنترل باشند.
مرحله چهارم: طراحی ساختار کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری پایه گزارشگیری مالی است.
ساختار حسابها معمولاً شامل:
- گروه
- حساب کل
- حساب معین
- حساب تفصیلی
است.
کدینگ باید متناسب با فعالیت شرکت طراحی شود.
برای مثال یک شرکت تولیدی ممکن است نیازمند حسابهای متنوعتری در حوزه:
- مواد اولیه
- تولید
- کالای در جریان ساخت
- محصول نهایی
- سربار
- بهای تمامشده
باشد.
مرحله پنجم: راهاندازی نرمافزار مالی
پس از مشخص شدن ساختار، نرمافزار مالی تنظیم میشود.
این مرحله ممکن است شامل:
- تعریف شرکت
- تعریف سال مالی
- تعریف حسابها
- تعریف تفصیلیها
- تعریف کاربران
- تعریف سطح دسترسی
- تعریف انبارها
- تعریف کالاها
- تعریف مشتریان
- تعریف تأمینکنندگان
- تنظیم گزارشها
باشد.
نکته مهم این است که نرمافزار باید در خدمت فرآیند مالی شرکت باشد، نه اینکه شرکت بدون تحلیل نیازها مجبور شود فرآیندهای خود را با نرمافزار تطبیق دهد.
مرحله ششم: اجرای حسابداری روزانه
پس از آماده شدن ساختار، عملیات روزانه اجرا میشود.
این عملیات میتواند شامل:
- ثبت خرید
- ثبت فروش
- ثبت هزینه
- ثبت دریافت
- ثبت پرداخت
- ثبت چک
- ثبت اسناد بانکی
- ثبت اسناد اصلاحی
- ثبت انتقالات
باشد.
مرحله هفتم: کنترل حسابهای بانکی
یکی از مهمترین بخشهای اجرای مالی، کنترل حسابهای بانکی است.
در این مرحله اطلاعات حسابداری با صورتحساب بانک مقایسه میشود.
به این فرآیند مغایرتگیری بانکی گفته میشود.
ممکن است مواردی مانند:
- چکهای در راه
- واریزیهای ثبتنشده
- کارمزد بانک
- برداشتهای ثبتنشده
- اشتباه در ثبت سند
شناسایی شوند.
کنترل منظم حسابهای بانکی میتواند از بسیاری از خطاهای مالی جلوگیری کند.
مرحله هشتم: کنترل صندوق
اگر شرکت صندوق نقدی داشته باشد، باید گردش آن کنترل شود.
مواردی مانند:
- موجودی اول دوره
- دریافت نقدی
- پرداخت نقدی
- هزینههای نقدی
- موجودی پایان دوره
باید قابل تطبیق باشند.
مرحله نهم: کنترل دریافتها و پرداختها
سیستم مالی باید بتواند جریان نقدینگی شرکت را کنترل کند.
در بخش دریافت:
- مطالبات مشتریان
- سررسید فاکتورها
- چکهای دریافتی
- وصول مطالبات
بررسی میشوند.
در بخش پرداخت نیز:
- بدهی تأمینکنندگان
- چکهای پرداختی
- هزینههای جاری
- تعهدات مالی
کنترل میشوند.
مرحله دهم: کنترل حساب مشتریان
یکی از مشکلات رایج شرکتها، نبود اطلاعات دقیق درباره مطالبات است.
سیستم مالی باید بتواند مشخص کند:
- هر مشتری چقدر بدهکار است؟
- چه فاکتورهایی تسویه نشدهاند؟
- سررسید مطالبات چه زمانی است؟
- چه میزان چک دریافت شده؟
- چه میزان از مطالبات معوق شده است؟
این اطلاعات برای مدیریت نقدینگی بسیار مهم است.
مرحله یازدهم: کنترل حساب تأمینکنندگان
در طرف مقابل، شرکت باید بدهیهای خود به تأمینکنندگان را نیز کنترل کند.
برای هر تأمینکننده میتوان اطلاعاتی مانند:
- مبلغ خرید
- پرداختهای انجامشده
- مانده بدهی
- چکهای پرداختی
- سررسید بدهی
را بررسی کرد.
مرحله دوازدهم: کنترل انبار
اگر شرکت با کالا سروکار داشته باشد، حسابداری و انبار باید هماهنگ باشند.
اطلاعاتی مانند:
- خرید
- ورود کالا
- خروج کالا
- فروش
- انتقال
- ضایعات
- موجودی پایان دوره
باید قابل کنترل باشند.
مغایرت بین حسابداری و انبار میتواند روی گزارشهای مالی و سود شرکت تأثیر بگذارد.
مرحله سیزدهم: اجرای حقوق و دستمزد
در بسیاری از شرکتها، حقوق و دستمزد یکی از مهمترین هزینههای ماهانه است.
سیستم مالی باید بتواند اطلاعاتی مانند:
- حقوق پایه
- مزایا
- اضافهکاری
- کسورات
- بیمه
- مالیات حقوق
را مدیریت کند.
همچنین ثبت حسابداری حقوق و دستمزد باید با حسابداری مالی هماهنگ باشد.
مرحله چهاردهم: اجرای داراییهای ثابت
داراییهایی مانند:
- ماشینآلات
- خودرو
- تجهیزات
- ساختمان
- کامپیوتر
- اثاثیه
باید در سیستم مالی ثبت و کنترل شوند.
اطلاعات مهم دارایی ثابت شامل:
- تاریخ خرید
- بهای تمامشده
- محل استقرار
- عمر مفید
- استهلاک
- ارزش دفتری
است.
مرحله پانزدهم: اجرای بهای تمامشده
در شرکتهای تولیدی، اجرای سیستم بهای تمامشده اهمیت بسیار زیادی دارد.
باید مشخص شود:
- مواد اولیه چقدر مصرف شده؟
- دستمزد تولید چقدر بوده؟
- سربار چقدر است؟
- بهای تمامشده هر محصول چقدر است؟
- کدام محصول سود بیشتری دارد؟
به همین دلیل اجرای مالی در شرکتهای تولیدی باید با سیستم بهای تمامشده هماهنگ باشد.
مرحله شانزدهم: تهیه گزارشهای مالی
یکی از خروجیهای مهم اجرای سیستم مالی، گزارشهای مالی است.
گزارشهایی مانند:
- تراز آزمایشی
- صورت سود و زیان
- ترازنامه
- گردش حسابها
- گزارش دریافت و پرداخت
- گزارش مطالبات
- گزارش بدهیها
- گزارش نقدینگی
- گزارش هزینهها
میتوانند در اختیار مدیریت قرار گیرند.
گزارشهای مدیریتی در اجرای مالی
مدیریت معمولاً به اطلاعاتی فراتر از گزارشهای حسابداری نیاز دارد.
برای مثال:
فروش این ماه چقدر بوده؟
سود واقعی شرکت چقدر است؟
بیشترین هزینه مربوط به کدام بخش است؟
کدام مشتری بیشترین بدهی را دارد؟
چه مقدار نقدینگی در ماه آینده نیاز داریم؟
کدام محصول سود بیشتری ایجاد میکند؟
سیستم مالی باید بتواند پاسخ این سوالها را در قالب گزارشهای قابل فهم ارائه کند.
کنترل داخلی در سیستم مالی چیست؟
کنترل داخلی مجموعهای از فرآیندها و رویههایی است که برای کاهش خطا، سوءاستفاده و ریسک مالی ایجاد میشوند.
برای مثال:
- تفکیک وظایف
- تعیین سطح دسترسی
- تأیید پرداختها
- کنترل اسناد
- مغایرتگیری بانکی
- کنترل موجودی
- کنترل صندوق
- بررسی دورهای حسابها
از نمونههای کنترل داخلی هستند.
تفکیک وظایف در امور مالی
یکی از اصول مهم کنترل داخلی این است که همه وظایف مالی در اختیار یک نفر نباشد.
برای مثال:
| وظیفه | مسئول |
|---|---|
| صدور فاکتور | واحد فروش |
| تأیید خرید | مدیریت |
| دریافت وجه | خزانه |
| ثبت سند | حسابداری |
| کنترل حسابها | مدیر مالی |
| تأیید پرداخت | مدیریت |
این تفکیک میتواند ریسک خطا و سوءاستفاده را کاهش دهد.
اجرای مالی و سامانه مؤدیان
امروزه سیستم مالی شرکتها باید با الزامات مالیاتی و سامانه مؤدیان و صورتحسابهای الکترونیکی نیز هماهنگ باشد.
در زمان اجرای سیستم مالی باید بررسی شود که فرآیندهای:
- فروش
- صدور صورتحساب
- خرید
- ثبت اطلاعات مالی
- کنترل معاملات
چگونه با تکالیف مالیاتی شرکت هماهنگ میشوند.
بنابراین اجرای سیستم مالی باید با درنظر گرفتن الزامات قانونی مرتبط با فعالیت شرکت انجام شود.
خدمات اجرا مالی و حسابداری چه مزایایی دارد؟
کاهش خطاهای مالی
وجود فرآیند مشخص و کنترلهای داخلی میتواند احتمال خطا را کاهش دهد.
افزایش سرعت عملیات
فرآیندهای استاندارد باعث میشوند عملیات مالی سریعتر انجام شوند.
دسترسی بهتر به اطلاعات
مدیریت میتواند اطلاعات مورد نیاز خود را سریعتر دریافت کند.
کنترل بهتر نقدینگی
دریافتها و پرداختها قابل پیشبینی و کنترلتر میشوند.
کاهش وابستگی به افراد
وقتی فرآیندها مستند باشند، دانش مالی فقط در اختیار یک فرد باقی نمیماند.
افزایش شفافیت
مسیر ورود و خروج اطلاعات مالی مشخص میشود.
چه زمانی شرکت به اجرای مجدد یا اصلاح سیستم مالی نیاز دارد؟
گاهی شرکت سیستم حسابداری دارد، اما سیستم موجود کارایی لازم را ندارد.
نشانههای این مشکل میتواند شامل موارد زیر باشد:
- مغایرت مداوم حسابها
- تأخیر در تهیه گزارشها
- نبود اطلاعات دقیق از مطالبات
- اختلاف انبار و حسابداری
- مشخص نبودن سود واقعی
- وابستگی شدید به حسابدار
- ثبت دستی بسیاری از فرآیندها
- نبود کنترل پرداختها
- نبود گزارش نقدینگی
- مشکلات در بستن حسابها
در چنین شرایطی لزوماً نیاز به تعویض کامل نرمافزار نیست؛ گاهی اصلاح و بازطراحی سیستم مالی میتواند راهکار مناسبتری باشد.
اشتباهات رایج در اجرای سیستم مالی
۱. شروع کار بدون تحلیل
اگر قبل از شناخت شرکت سیستم طراحی شود، احتمالاً با نیاز واقعی سازمان هماهنگ نخواهد بود.
۲. تمرکز صرف بر نرمافزار
نرمافزار فقط ابزار است؛ فرآیندها و ساختار مالی اهمیت بیشتری دارند.
۳. نبود مستندسازی
فرآیندهای مالی باید مستند باشند تا همه افراد بدانند چه کاری باید انجام دهند.
۴. عدم تفکیک وظایف
تمرکز همه وظایف مالی در اختیار یک نفر میتواند ریسک ایجاد کند.
۵. کنترل نکردن حسابها
ثبت سند بدون کنترل و تطبیق، سیستم مالی قابل اعتمادی ایجاد نمیکند.
۶. بیتوجهی به گزارشهای مدیریتی
حسابداری فقط برای ثبت اسناد نیست؛ اطلاعات باید برای تصمیمگیری مدیریت نیز قابل استفاده باشند.
هزینه خدمات اجرا مالی و حسابداری چقدر است؟
هزینه اجرای سیستم مالی به شرایط هر شرکت بستگی دارد و نمیتوان برای همه شرکتها یک قیمت ثابت تعیین کرد.
عوامل مؤثر بر هزینه شامل موارد زیر هستند:
- اندازه شرکت
- تعداد کاربران
- تعداد شعب
- نوع فعالیت
- حجم معاملات
- تعداد حسابهای بانکی
- تعداد مشتریان
- تعداد تأمینکنندگان
- تعداد کالاها
- وضعیت سیستم حسابداری فعلی
- نیاز به اصلاح اطلاعات قبلی
- نیاز به انتقال اطلاعات
- میزان سفارشیسازی
- خدمات مالیاتی
- خدمات حقوق و دستمزد
- سیستم بهای تمامشده
- سطح گزارشهای مدیریتی
- آموزش کاربران
- پشتیبانی
بنابراین قیمتگذاری حرفهای بهتر است پس از بررسی وضعیت شرکت انجام شود.
مدت زمان اجرای سیستم مالی و حسابداری چقدر است؟
مدت اجرای پروژه به پیچیدگی شرکت بستگی دارد.
برای یک کسبوکار کوچک، اجرای سیستم ممکن است نسبتاً سریع انجام شود؛ اما در شرکتهای بزرگ با چند شعبه، انبار، تولید، پروژه و حجم بالای تراکنش، اجرای کامل سیستم نیازمند زمان بیشتری است.
عوامل مؤثر عبارتاند از:
- تعداد کاربران
- حجم اطلاعات
- تعداد شعب
- پیچیدگی فرآیندها
- وضعیت سیستم قبلی
- کیفیت اطلاعات
- نیاز به انتقال داده
- میزان آموزش
- میزان سفارشیسازی
خدمات اجرا مالی و حسابداری حسابگران ایرسا
خدمات تخصصی حسابگران ایرسا میتواند برای شرکتهایی که قصد راهاندازی، اصلاح یا ساماندهی سیستم مالی خود را دارند، مجموعهای از اقدامات اجرایی و مشاورهای را پوشش دهد.
این خدمات میتواند شامل:
- بررسی وضعیت مالی شرکت
- تحلیل فرآیندهای مالی
- طراحی فرآیندهای مالی
- اصلاح ساختار حسابداری
- طراحی کدینگ حسابها
- اجرای حسابداری روزانه
- کنترل حسابهای بانکی
- مغایرتگیری
- کنترل صندوق
- کنترل دریافت و پرداخت
- کنترل حساب مشتریان
- کنترل تأمینکنندگان
- کنترل انبار
- اجرای حقوق و دستمزد
- اجرای دارایی ثابت
- استقرار سیستم بهای تمامشده
- تهیه گزارشهای مالی
- تهیه گزارشهای مدیریتی
- طراحی کنترلهای داخلی
- آموزش کارکنان
- مستندسازی فرآیندها
- پشتیبانی مالی و حسابداری
باشد.
هدف این خدمات، ایجاد یک سیستم مالی منظم، شفاف، قابل کنترل و متناسب با ساختار واقعی شرکت است.
چکلیست اجرای سیستم مالی و حسابداری
| بخش | مورد بررسی |
|---|---|
| حسابداری | ثبت و کنترل اسناد |
| خزانه | دریافت و پرداخت |
| بانک | مغایرتگیری |
| صندوق | کنترل موجودی |
| فروش | کنترل فاکتورها |
| خرید | کنترل اسناد خرید |
| مشتریان | کنترل مطالبات |
| تأمینکنندگان | کنترل بدهیها |
| انبار | کنترل موجودی |
| حقوق | محاسبه و ثبت حقوق |
| دارایی ثابت | ثبت و استهلاک |
| تولید | کنترل هزینه تولید |
| بهای تمامشده | محاسبه هزینه محصول |
| مالیات | کنترل تکالیف مالیاتی |
| مدیریت | گزارشهای مدیریتی |
| کنترل داخلی | تفکیک وظایف و دسترسی |
سوالات متداول خدمات اجرا مالی و حسابداری
خدمات اجرا مالی و حسابداری شامل چه مواردی است؟
این خدمات میتواند شامل طراحی و اصلاح فرآیندهای مالی، ثبت و کنترل اسناد، خزانهداری، بانک، دریافت و پرداخت، حساب مشتریان و تأمینکنندگان، انبار، حقوق و دستمزد، دارایی ثابت، بهای تمامشده و تهیه گزارشهای مالی و مدیریتی باشد.
تفاوت اجرای مالی با حسابداری چیست؟
حسابداری بیشتر بر ثبت و گزارش اطلاعات مالی تمرکز دارد، اما اجرای مالی علاوه بر حسابداری، فرآیندهای مالی، کنترلهای داخلی، گردش اطلاعات، سطح دسترسی و ساختار اجرایی امور مالی شرکت را نیز دربرمیگیرد.
آیا اجرای سیستم مالی برای شرکتهای کوچک هم ضروری است؟
شرکتهای کوچک نیز در صورت داشتن عملیات مالی قابل توجه میتوانند از اجرای سیستم مالی استاندارد بهره ببرند. مقیاس سیستم باید متناسب با اندازه و نیاز کسبوکار باشد.
آیا میتوان سیستم مالی فعلی شرکت را اصلاح کرد؟
بله. در بسیاری از موارد نیازی به تغییر کامل نرمافزار نیست و با تحلیل وضعیت موجود میتوان کدینگ، فرآیندها، کنترلها و گزارشها را اصلاح و سیستم موجود را بهینه کرد.
اجرای سیستم مالی چقدر زمان میبرد؟
مدت زمان به حجم اطلاعات، اندازه شرکت، تعداد کاربران، تعداد شعب، پیچیدگی عملیات و وضعیت سیستم فعلی بستگی دارد.
هزینه خدمات اجرا مالی و حسابداری چقدر است؟
هزینه به نوع خدمات و شرایط شرکت بستگی دارد و معمولاً پس از بررسی فرآیندهای مالی و تعیین محدوده پروژه مشخص میشود.
آیا خدمات اجرا مالی شامل گزارشهای مدیریتی هم میشود؟
در یک پروژه جامع میتوان گزارشهای مدیریتی متناسب با نیاز شرکت طراحی کرد؛ مانند گزارش نقدینگی، مطالبات، بدهیها، هزینهها، سودآوری و عملکرد بخشهای مختلف.
آیا اجرای مالی شامل کنترل حسابهای بانکی است؟
بله. کنترل حسابهای بانکی و مغایرتگیری بانکی یکی از بخشهای مهم سیستم مالی است.
آیا اجرای مالی شامل سیستم بهای تمامشده نیز میشود؟
برای شرکتهای تولیدی میتوان سیستم بهای تمامشده را بهعنوان بخشی از پروژه اجرا و پیادهسازی کرد تا هزینه واقعی تولید و سودآوری محصولات مشخص شود.
آیا اجرای سیستم مالی با امور مالیاتی ارتباط دارد؟
بله. سیستم مالی باید اطلاعات مورد نیاز برای انجام تکالیف مالیاتی را به شکل منظم تولید کند و فرآیندهای آن با الزامات مالیاتی مرتبط با فعالیت شرکت هماهنگ باشد.
جمعبندی
خدمات اجرا مالی و حسابداری فقط به معنای انجام عملیات روزمره حسابداری نیست؛ بلکه مجموعهای از اقدامات برای ایجاد یک سیستم مالی منظم، شفاف و قابل کنترل در سازمان است.
در یک سیستم مالی استاندارد، فرآیندهای خرید، فروش، انبار، دریافت، پرداخت، بانک، صندوق، حقوق، دارایی ثابت، تولید، بهای تمامشده و گزارشهای مدیریتی باید به شکل هماهنگ با یکدیگر کار کنند.
مهمترین نکته این است که قبل از اجرای نرمافزار باید فرآیندهای مالی شرکت شناخته و طراحی شوند.
اگر این مرحله بهدرستی انجام شود، نرمافزار میتواند به ابزار قدرتمندی برای اجرای فرآیندها و تهیه گزارش تبدیل شود.
در نهایت، هدف از اجرای سیستم مالی این نیست که فقط اسناد حسابداری بیشتری ثبت شوند؛ بلکه هدف اصلی این است که مدیریت بتواند در هر زمان تصویر قابل اتکایی از داراییها، بدهیها، درآمدها، هزینهها، نقدینگی، مطالبات، بدهیها و سودآوری شرکت داشته باشد و بر اساس اطلاعات واقعی تصمیمگیری کند.
