آموزش گام به گام ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

ارسال لیست بیمه به فرآیندی اطلاق می‌شود که در آن کارفرمایان موظف هستند اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، سابقه کار و حق بیمه کارکنان خود را به سازمان تامین اجتماعی ارسال کنند. این اطلاعات برای محاسبه تعهدات بیمه‌ای کارکنان، مانند بازنشستگی، ازکارافتادگی، فوت و … مورد استفاده قرار می‌گیرد.

لیست بیمه چیست و چه کاربردی دارد؟

لیست بیمه سندی است که در آن اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، سابقه کار و حق بیمه کارکنان یک کارگاه یا واحد صنفی ثبت می‌شود. این اطلاعات توسط کارفرما تهیه و به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. کاربردهای لیست بیمه:

محاسبه تعهدات بیمه‌ای کارکنان:

از جمله مهم‌ترین کاربردهای لیست بیمه، استفاده از آن برای محاسبه تعهدات بیمه‌ای کارکنان مانند بازنشستگی، ازکارافتادگی، فوت و … است. سازمان تامین اجتماعی با استفاده از اطلاعات موجود در لیست بیمه، میزان تعهدات خود به هر یک از کارکنان را تعیین می‌کند.

ارائه آمار و اطلاعات:

لیست بیمه به عنوان یک منبع مهم برای جمع‌آوری آمار و اطلاعات مربوط به بازار کار و اشتغال به شمار می‌رود. سازمان تامین اجتماعی با استفاده از این اطلاعات، می‌تواند آمار مربوط به تعداد بیمه‌شدگان، میزان اشتغال در بخش‌های مختلف و … را استخراج کند.

نظارت بر عملکرد کارفرمایان:

سازمان تامین اجتماعی از طریق بررسی لیست‌های بیمه، بر عملکرد کارفرمایان در خصوص پرداخت حق بیمه کارکنان خود نظارت می‌کند. در صورت عدم رعایت قوانین و مقررات مربوط به بیمه تامین اجتماعی توسط کارفرما، سازمان تامین اجتماعی می‌تواند به او اخطار دهد و یا او را مشمول جریمه کند.

لیست بیمه از اسناد بسیار مهم در نظام بیمه‌ای کشور به شمار می‌رود و برای کارفرمایان، کارکنان و سازمان تامین اجتماعی، هریک به نوبه خود، حائز اهمیت است. اهمیت ارسال صحیح و به موقع لیست بیمه بر کسی پوشیده نیست. همه کارفرمایان موظف هستند لیست بیمه کارکنان خود را به طور کامل و صحیح به سازمان تامین اجتماعی ارسال کنند.

انواع لیست بیمه

انواع مختلفی از لیست بیمه وجود دارد که هر کدام برای منظور خاصی استفاده می‌شود. رایج‌ترین انواع لیست بیمه عبارتند از:

لیست اولیه: این لیست برای اولین بار برای یک کارگاه یا واحد صنفی به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. در این لیست اطلاعات مربوط به کارفرما، کارگاه و کارکنان درج می‌شود.

لیست ماهانه: این لیست به صورت ماهانه توسط کارفرما برای کارکنان خود به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. در این لیست اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، سابقه کار و حق بیمه کارکنان در ماه مورد نظر درج می‌شود.

لیست اصلاحی: این لیست در صورت بروز اشتباه در لیست‌های قبلی، توسط کارفرما به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. در این لیست اطلاعات اشتباه اصلاح و اطلاعات صحیح جایگزین آنها می‌شود.

لیست نقل و انتقال: این لیست برای انتقال سابقه کار یک کارمند از یک کارگاه به کارگاه دیگر به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. در این لیست اطلاعات مربوط به کارمند، کارگاه‌های قبلی و کارگاه جدید درج می‌شود.

لیست مرخصی استعلاجی: این لیست برای دوره‌های مرخصی استعلاجی کارکنان به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. در این لیست اطلاعات مربوط به کارمند، تاریخ شروع و پایان مرخصی استعلاجی و دلیل مرخصی استعلاجی درج می‌شود.

لیست غرامت دستمزد: این لیست برای دوره‌های غرامت دستمزد کارکنان به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شود. در این لیست اطلاعات مربوط به کارمند، تاریخ شروع و پایان غرامت دستمزد و دلیل غرامت دستمزد درج می‌شود.

علاوه بر موارد فوق، لیست‌های دیگری نیز وجود دارد که در شرایط خاص استفاده می‌شود، مانند لیست ارفاقی، لیست خرید خدمت، لیست مشاغل آزاد و لیست حق بیمه صاحبان حرف و مشاغل آزاد انتخاب نوع لیست بیمه به شرایط کارفرما و کارکنان بستگی دارد. کارفرمایان موظف هستند برای هر یک از کارکنان خود لیست بیمه مناسب را تهیه و به سازمان تامین اجتماعی ارسال کنند.

نحوه تهیه لیست بیمه تامین اجتماعی

تهیه لیست بیمه توسط کارفرمایان یکی از مهم‌ترین وظایفی است که باید با دقت و به موقع انجام شود. این فرآیند شامل ثبت اطلاعات کارکنان و محاسبه حق بیمه متناسب با درآمد و شرایط کاری آن‌ها می‌باشد. در ایران، کارفرمایان می‌توانند از طریق سامانه‌های الکترونیکی تامین اجتماعی، لیست بیمه خود را تهیه و ارسال نمایند. این سامانه‌ها امکان ثبت اطلاعات به صورت آنلاین و پرداخت حق بیمه را فراهم می‌آورند، که این امر منجر به صرفه‌جویی در زمان و کاهش نیاز به مراجعه حضوری می‌شود.

برای استفاده از این سرویس‌ها، کارفرمایان باید ابتدا در سامانه ثبت‌نام کرده و سپس می‌توانند با ورود به بخش مربوطه، لیست حق بیمه ماهانه خود را تهیه و ارسال نمایند. همچنین، راهنمایی‌های مفیدی برای تهیه و ارسال لیست بیمه از طریق نرم‌افزارهای مخصوص و سامانه‌های اینترنتی در دسترس است که کارفرمایان را در این فرآیند یاری می‌دهند. این راهنمایی‌ها شامل مراحل دقیق ورود اطلاعات، تنظیمات نرم‌افزار و نحوه ارسال اطلاعات به سامانه تامین اجتماعی می‌باشد. علاوه بر این، در صورت نیاز به مشاوره تخصصی، کارفرمایان می‌توانند با مراجعه به وب‌سایت‌های معتبر و یا تماس با مشاوران مجرب، پشتیبانی لازم را دریافت کنند.

این امکانات به کارفرمایان کمک می‌کند تا با اطمینان بیشتری لیست بیمه خود را تهیه و به صورت قانونی ارسال نمایند، و در نتیجه، حقوق کارکنان خود را در برابر حوادث و مسائل مربوط به کار تضمین کنند. این فرآیند نه تنها به نفع کارکنان است، بلکه به بهبود روابط کاری و ایجاد محیط کاری مطمئن‌تر کمک می‌کند. در نهایت، تهیه لیست بیمه به صورت دقیق و به موقع، نشان‌دهنده مسئولیت‌پذیری و تعهد کارفرمایان به قوانین کار و تامین اجتماعی است و می‌تواند در تقویت اعتماد متقابل بین کارفرما و کارکنان مؤثر باشد.

اطلاعات موجود در لیست بیمه تامین اجتماعی

لیست بیمه تامین اجتماعی اسناد مهمی هستند که اطلاعات کارکنان و کارگران یک شرکت یا سازمان را در بر می‌گیرند. این لیست‌ها شامل نام، شماره بیمه، میزان حقوق و مزایا، و سوابق کاری افراد هستند که به طور ماهانه توسط کارفرمایان به سازمان تامین اجتماعی ارسال می‌شوند. ارسال به موقع این لیست‌ها برای کارفرمایان الزامی است و در صورت تأخیر یا عدم ارسال، جرائمی برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. اطلاعاتی که باید در لیست بیمه درج شوند عبارتند از:

مشخصات کارفرما: نام و نام خانوادگی کارفرما، کد کارگاهی، آدرس کارگاه، کد پستی کارگاه، تلفن کارگاه

مشخصات کارکنان: نام و نام خانوادگی کارکنان، کد ملی کارکنان، تاریخ تولد کارکنان، جنسیت کارکنان، تاریخ شروع کار کارکنان، تاریخ اتمام کار کارکنان (در صورت وجود)، نوع قرارداد کار (موقت، دائمی، پیمانکاری و ..)، میزان دستمزد پایه کارکنان، میزان اضافه کاری کارکنان، میزان حق مسکن و بن کارگری کارکنان، سایر مزایای مشمول بیمه کارکنان، تعداد روزهای مرخصی استفاده شده توسط کارکنان

اطلاعات مربوط به حق بیمه: نرخ حق بیمه، مبلغ حق بیمه سهم کارفرما، مبلغ حق بیمه سهم کارکنان، مبلغ کل حق بیمه

و همچنین تاریخ تنظیم لیست بیمه، نام و نام خانوادگی تهیه کننده لیست بیمه و امضاء و مهر کارفرما. علاوه بر موارد فوق، در برخی موارد اطلاعات دیگری نیز به لیست بیمه اضافه می‌شود، مانند حق بیمه بیکاری

حق بیمه‌ای که در این لیست‌ها ثبت می‌شود، مبنای محاسبه مزایای بیمه‌ای از جمله بازنشستگی، بیمه بیکاری، و درمان است. برای تهیه و ارسال لیست بیمه، کارفرمایان باید ابتدا در سامانه تامین اجتماعی ثبت‌نام کرده و کد کارگاهی دریافت کنند. سپس با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود، لیست بیمه را از طریق نرم‌افزار مخصوص یا به صورت آنلاین از طریق سامانه ارسال کنند. این فرآیند به کارفرمایان کمک می‌کند تا از مراجعه حضوری به شعب تامین اجتماعی اجتناب کرده و وقت و هزینه خود را صرفه‌جویی کنند.

همچنین، سامانه تامین اجتماعی امکاناتی را برای ویرایش اطلاعات و اصلاح اشتباهات احتمالی در لیست‌های بیمه فراهم آورده است. در نهایت، اهمیت دقت در تهیه و ارسال اینترنتی لیست بیمه نه تنها به دلیل پیشگیری از جرائم مالی است، بلکه برای تضمین حقوق کارکنان و کارگران در زمینه‌های بیمه‌ای و رفاهی نیز حائز اهمیت است. اطلاعات دقیق و به‌روز در لیست‌های بیمه می‌تواند در زمان نیاز به خدمات بیمه‌ای، فرآیند دریافت مزایا را تسهیل بخشد و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کند.

روش‌های ارسال اینترنتی لیست بیمه

در دنیای مدرن امروز، استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای انجام امور اداری و مالی امری ضروری است. ارسال لیست بیمه از طریق اینترنت یکی از این خدمات است که می‌تواند به راحتی و سرعت بالا انجام شود. ارسال لیست بیمه سال 1403 به‌صورت اینترنتی از دو را ممکن است:

• استفاده از سامانه متمرکز لیست هوشمند
• استفاده از نرم‌افزار ارسال لیست بیمه

ارسال لیست بیمه به صورت الکترونیکی مزایای بسیاری دارد، از جمله صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها، دقت بالاتر در ثبت اطلاعات و دسترسی آسان به سوابق بیمه. با استفاده از روش‌های بالا، کارفرمایان می‌توانند به راحتی و با اطمینان لیست بیمه خود را برای سال 1403 تهیه و ارسال کنند. در ادامه مراحل ارسال لیست بیمه برای سال 1403 را در هر دو روش بررسی خواهیم کرد.

ارسال لیست بیمه با استفاده از سامانه متمرکز لیست هوشمند

سامانه متمرکز لیست هوشمند یک سامانه الکترونیکی است که توسط سازمان تامین اجتماعی برای تسهیل در فرآیند ارسال اینترنتی لیست بیمه کارکنان طراحی و ارائه شده است.

مزایای استفاده از سامانه متمرکز لیست هوشمند:

• صرفه‌جویی در زمان و هزینه: کارفرمایان می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری به شعبه تامین اجتماعی، لیست بیمه را به صورت آنلاین ارسال کنند.
• کاهش احتمال خطا: ارسال لیست بیمه به صورت الکترونیکی، احتمال بروز خطا را به حداقل می‌رساند.
• دسترسی به اطلاعات: کارفرمایان می‌توانند در هر زمان و مکانی به اطلاعات مربوط به لیست‌های بیمه خود دسترسی داشته باشند.
• ارائه خدمات متنوع: سامانه متمرکز لیست هوشمند، خدمات متنوعی مانند صدور گواهی مفاصاحساب، مشاهده سوابق لیست‌های ارسالی و … را به کارفرمایان ارائه می‌دهد.

برای استفاده از این روش ابتدا باید در سامانه https://eservices.tamin.ir/ ثبت نام کنید. اگر قبلا در این سامانه ثبت نام نکرده‌اید، باید با وارد کردن کد ملی و اطلاعات کارگاه، نام کاربری و رمز عبور دریافت کنید. این مراحل شامل احراز هویت و دریافت کد کارگاهی است

نحوه ارسال لیست بیمه از طریق سامانه متمرکز لیست هوشمند:

ورود به سامانه: به آدرس https://www.tamin.ir/ در مرورگر خود بروید. نام کاربری و رمز عبور خود را وارد کنید و بر روی دکمه “ورود” کلیک کنید.

انتخاب منوی “لیست‌های ارسالی“: در منوی سمت چپ صفحه، بر روی گزینه “لیست‌های ارسالی” کلیک کنید.

انتخاب گزینه “ایجاد لیست جدید“:  در بالای صفحه، بر روی دکمه “ایجاد لیست جدید” کلیک کنید.

تکمیل اطلاعات لیست بیمه: در فرمی که باز می‌شود، اطلاعات مربوط به کارفرما، کارگاه و کارکنان را به طور کامل و صحیح درج کنید. همچنین باید اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، سابقه کار و حق بیمه کارکنان را در این فرم وارد کنید.

بارگذاری فایل لیست: فایل لیست بیمه را که با استفاده از نرم افزارهای مربوطه تهیه کرده‌اید، بارگذاری کنید.

کنترل و تأیید لیست: پس از تکمیل اطلاعات و بارگذاری فایل لیست، باید آن را به دقت کنترل کنید تا از صحت و درستی اطلاعات اطمینان حاصل کنید.

ارسال لیست: در صورت عدم وجود مشکل، بر روی دکمه “ارسال لیست” کلیک کنید.

دریافت رسید: پس از ارسال لیست، یک رسید برای شما نمایش داده می‌شود. این رسید را چاپ کرده و برای your records نگهداری کنید.

برای استفاده از سامانه متمرکز لیست هوشمند، به گواهی‌نامه الکترونیکی و کد کاربری و رمز عبور در سامانه تامین اجتماعی نیاز دارید. می‌توانید برای تهیه فایل لیست بیمه از نرم افزارهای ارسال لیست بیمه استفاده کنید. این نرم افزارها به شما کمک می‌کنند تا لیست بیمه را به طور سریع و آسان تهیه کنید. در صورت بروز هرگونه مشکل در خصوص ارسال لیست بیمه، می‌توانید با کارشناسان سازمان تامین اجتماعی تماس بگیرید.

ارسال اینترنتی لیست بیمه با استفاده از نرم افزار ارسال لیست بیمه

نرم افزار ارسال لیست بیمه کارکنان تامین اجتماعی ابزاری است که به کارفرمایان کمک می‌کند تا لیست بیمه کارکنان خود را به صورت الکترونیکی و آسان‌تر به سازمان تامین اجتماعی ارسال کنند.

مزایای استفاده از نرم افزار ارسال لیست بیمه:

• صرفه‌جویی در زمان و هزینه: نیاز به مراجعه حضوری به شعبه تامین اجتماعی برای ارسال لیست بیمه وجود ندارد.
• کاهش احتمال خطا: محاسبه خودکار حق بیمه و کنترل صحت اطلاعات، احتمال بروز خطا را به حداقل می‌رساند.
• ارائه گزارشات: گزارشات متنوعی از سابقه لیست‌ها، لیست‌های معوقه و … را ارائه می‌دهد.
• بروزرسانی خودکار: به طور خودکار با آخرین بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان تامین اجتماعی به‌روز می‌شود.
• امنیت اطلاعات: اطلاعات مربوط به کارکنان با استفاده از پروتکل‌های امنیتی محافظت می‌شود.

برای استفاده از این روش، نرم افزارلیست بیمه کارکنان تامین اجتماعی که  List Disk نام دارد را از سایت تامین اجتماعی دانلود و نصب کنید. این نرم افزار برای تهیه لیست بیمه ماهیانه استفاده می‌شود.  سپس با استفاده از نرم افزار، مراحل زیر را برای ارسال اینترنتی لیست بیمه سال ۱۴۰۳ انجام دهید:

نحوه ارسال لیست بیمه با استفاده از نرم افزار:

تهیه اطلاعات: اطلاعات مربوط به کارفرما، کارگاه و کارکنان را در نرم افزار وارد کنید. همچنین باید اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، سابقه کار و حق بیمه کارکنان را در نرم افزار وارد کنید.

تهیه فایل لیست: با استفاده از نرم افزار، فایل لیست بیمه را تهیه کنید.

ارسال لیست: فایل لیست بیمه را به سامانه متمرکز لیست هوشمند سازمان تامین اجتماعی ارسال کنید.

برای ارسال لیست بیمه از طریق نرم افزار، به گواهی‌نامه الکترونیکی و کد کاربری و رمز عبور در سامانه تامین اجتماعی نیاز دارید تا بتوانید فایل های استخراج شده را در این سامانه بارگزاری و ارسال کنید. حتما از نسخه‌های به‌روز نرم افزار استفاده کنید. قبل از ارسال لیست، از صحت و درستی اطلاعات اطمینان حاصل کنید.

مهلت ارسال لیست بیمه

طبق ماده 39 قانون تامین اجتماعی، مهلت قانونی برای تحویل لیست و پرداخت حق بیمه هر ماه، حداکثر تا آخر ماه بعد است. به عنوان مثال برای حقوق و دستمزد فروردین ماه، باید تا آخر اردیبهشت ماه لیست بیمه را ارسال و حق بیمه را پرداخت و برای حقوق و دستمزد اردیبهشت ماه، باید تا آخر خرداد ماه لیست بیمه را ارسال و حق بیمه را پرداخت کنید. این به این معناست که کارفرمایان موظفند اطلاعات مربوط به بیمه کارگران خود را در این بازه زمانی به سازمان تامین اجتماعی ارائه دهند.

جریمه عدم ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

طبق ماده 39 قانون تامین اجتماعی، در صورت عدم ارسال لیست بیمه در موعد مقرر، کارفرما مشمول جریمه خواهد شد. میزان جریمه عدم ارسال لیست بیمه:

• بدهی کارفرما تا مبلغ ۳۰۰.۰۰۰ ریال حق بیمه ماهانه معادل ۵ درصد حق بیمه همان ماه
• بدهی کارفرما از مبلغ ۳۰۰.۰۰۰ ریال تا مبلغ ۱.۲۰۰.۰۰۰ ریال حق بیمه ماهانه معادل ۱۰ درصد حق بیمه همان ماه
• از مبلغ ۱.۲۰۰.۰۰۰ ریال تا مبلغ ۲.۵۰۰.۰۰۰ ریال حق بیمه ماهانه معادل ۱۵ درصد حق بیمه همان ماه
• از مبلغ ۲.۵۰۰.۰۰۰ ریال به بالا معادل ۲۰ درصد حق بیمه همان ماه

در صورتی که کارفرما تخلف‌هایی همچون عدم پرداخت ارسال لیست بیمه یا تاخیر در پرداخت حق بیمه داشته و جریمه شود و پیش از صدور اجراییه بدهی را پرداخت نماید، ۴۰ درصد بخشودگی جرایم تامین اجتماعی به او تعلق می‌گیرد

همچنین، در صورت عدم پرداخت حق بیمه، جرائم تأخیر در پرداخت حق بیمه 2 درصد به ازای هر ماه نسبت به جمع کل حق بیمه و بیمه بیکاری محاسبه و از سوی تأمین اجتماعی مطالبه خواهد شد. علاوه بر جریمه، کارفرما ممکن است با موارد زیر نیز روبرو شود:

• مطالبات معوقه: سازمان تامین اجتماعی می‌تواند برای وصول حق بیمه و جریمه مربوطه، با صدور اجراییه با مسدود سازی حساب بانکی کارفرما مستقیما از حساب وی برداشت نمایید.
• پلمپ محل کار: در موارد شدید، سازمان تامین اجتماعی می‌تواند محل کار کارفرما را پلمپ کند.

مهلت ارسال لیست بیمه برای کارگاه‌های مشمول قانون معافیت حق بیمه سهم کارفرما تا میزان 5 نفر کارگر، 2 ماه بعد خواهد بود. در مواردی مانند مرخصی استعلاجی، غرامت دستمزد و … نیز باید لیست بیمه به صورت جداگانه ارسال شود. توصیه می‌شود کارفرمایان برای جلوگیری از جریمه و مشکلات بعدی، لیست بیمه را در موعد مقرر ارسال کنند.

سخن پایانی

باتوجه به این مهم که، در صورت عدم ارسال لیست در مهلت مقرر، ممکن است جریمه‌هایی برای کارفرما در نظر گرفته شود، توجه به زمان‌بندی ارسال لیست بیمه بسیار مهم است تا از بروز مشکلات و پرداخت جریمه‌ها جلوگیری شود. لازم به ذکر است که این اطلاعات بر اساس آخرین داده‌های موجود است و برای اطلاع دقیق از نحوه محاسبه و جزئیات بیشتر، مشاوره با کارشناسان حقوقی توصیه می‌شود.